Reguliere informatievoorziening en ad hoc informatievoorziening
Begroting
Informatieprotocol
Er is een informatieprotocol vastgesteld waarin staat vermeld welke informatie de gemeenten op welk moment kunnen verwachten vanuit de MGR. Dit protocol stelt de gemeenten in staat om toezicht uit te oefenen op het functioneren van de MGR. In september 2024 wordt een nieuwe Informatieprotocol voor een zienswijze voorgelegd aan de raden. Het protocol is geactualiseerd en een aantal nieuwe indicatoren is toegevoegd.
Planning- en controlcyclus
De planning- en controlcyclus bestaat in hoofdlijnen uit drie onderdelen: de begroting, de factsheet (na het eerste kwartaal) en de tussenrapportage (na een halfjaar). Onderstaand beschrijven wij het proces voor ieder van deze onderdelen en gaan we specifiek in op de betrokkenheid van de gemeenten bij elk van deze onderdelen. Uiteraard betreft dit een minder statisch proces dan hierdoor wordt gesuggereerd.
Kaderbrief en Begroting
De begroting vormt het inhoudelijke en financiële kader voor het handelen van de MGR in het betreffende jaar. Wij zien de begroting daarmee als instrument om ook te voldoen aan de wettelijke eis om jaarlijks beleidsmatige en financiële kaders op te stellen. Het proces in aanloop naar de vaststelling van de begroting ziet er als volgt uit:
- Voor 1 december van het jaar voorafgaand aan het jaar waarover de begroting gaat (t-1) stuurt de MGR een Kaderbrief naar de raden waarin aangegeven wordt wat volgens het bestuur van de MGR de financiële en inhoudelijke hoofdpunten zullen worden voor het betreffende jaar en daarmee voor de begroting. Deze brief kan ook melden dat de koers van het afgelopen jaar wordt voortgezet en dat herijking van beleid volgens het bestuur niet noodzakelijk is voor het komende jaar. De gemeenten bepalen volgens een regionaal vierjaarlijks Beleidskader Arbeidsmarkt en Re-integratie de hoofdlijnen van het arbeidsmarktbeleid, wat ook de basis vormt voor WerkBedrijf. Voor het iRvN-deel bepaalt elke deelnemende gemeente op basis van het eigen gemeentelijk digitaliseringsbeleid en actuele ontwikkelingen de impact op de werkzaamheden van de iRvN.
De raden worden in de gelegenheid gesteld om/rond vóór 1 februari een reactie te geven op de Kaderbrief en om daarmee vooraf aandachtspunten of kaders mee te geven die gebruikt kunnen worden bij het opstellen van de begroting.
- Deze kaders, evenals de begrotingsrichtlijnen die worden opgesteld door de regionale adviesfunctie, worden benut bij het opstellen van de begroting, die als ontwerpbegroting vóór 15 april door het dagelijks bestuur van de MGR aan de raden wordt toegestuurd.
- De gemeenteraden kunnen binnen acht weken bij het DB hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het DB voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting en biedt dit aan het AB aan.
- Het AB stelt de begroting voor 15 juli vast in het jaar dat voor het begrotingsjaar is. De definitieve begroting wordt vervolgens aangeboden aan de gemeenteraden en aan Gedeputeerde Staten.
Reguliere informatievoorziening en ad hoc informatievoorzieningJaarrekening
Jaarrekening
In de jaarrekening wordt verantwoording afgelegd, zowel financieel als inhoudelijk, over het voorgaande jaar. Het proces in aanloop naar de vaststelling van de jaarrekening loopt grotendeels gelijk op met het proces voor de begroting voor twee jaar daarna en ziet er als volgt uit:
- Het dagelijks bestuur biedt de jaarrekening, samen met de accountantsverklaring, vóór 1 april en zo mogelijk eerder aan het algemeen bestuur en de raden aan.
- De gemeenteraden kunnen voor 15 juni bij het DB hun zienswijze op de jaarrekening kenbaar maken. Het DB voegt de zienswijzen bij de jaarrekening en biedt deze aan het algemeen bestuur ter vaststelling aan.
- Het AB stelt met inachtneming van de uitgebrachte zienswijzen de jaarrekening over het afgelopen jaar vóór 15 juli vast;
- De definitieve jaarrekening wordt vervolgens aangeboden aan de gemeenteraden en aan Gedeputeerde Staten.
Tussentijdse rapportages MGR
Na ieder eerste kwartaal, jaarlijks voor 15 mei, ontvangen de gemeenten een kwartaalrapportage van het bestuur van de MGR (de zgn. Factsheet).
Voor 15 september volgt een halfjaarrapportage: de Tussenrapportage. In beide rapportages gaat de MGR in op de ontwikkelingen, zowel financieel als inhoudelijk, voor beide modules en voor de platformfunctie van de MGR. De begroting van de MGR dient daarvoor als basis. Op de Tussenrapportage kunnen de raden sinds 2024 hun zienswijze geven.
Het inhoudelijke deel van de rapportages beschrijft de werkwijze en prestaties van de MGR in de betreffende periode. Dit geldt voor de beleidsinhoudelijke modules, onder meer aan de hand van inhoudelijke indicatoren, waar we verderop in dit hoofdstuk op ingaan. Daarnaast wordt in de Tussenrapportage voor elke module informatie gegeven over de financiële positie en de voortgang ten opzichte van de begroting. Ook is er een doorkijk naar het financiële resultaat aan het einde van het jaar.
Risicomanagement
De MGR heeft ervoor gekozen om geen weerstandsvermogen aan te houden. Dit betekent dat de risico’s van de MGR (WerkBedrijf en iRvN) dienen te worden opgenomen in de P&C-documenten (begroting en jaarrekening) van de deelnemende gemeenten. De MGR actualiseert de bestaande risico’s, identificeert nieuwe risico’s en neemt deze op in de jaarstukken en de weerstandsnotitie. Op deze geïdentificeerde risico’s neemt de MGR beheersmaatregelen. Het netto (rest-)risico (hoogte van de risico’s na de beheersmaatregelen) wordt op basis van een verdeelsleutel (inwoneraantal) toebedeeld aan de deelnemende gemeenten. Dit individueel toebedeelde risicobedrag nemen de gemeenten op in hun gemeentelijke risicomanagement-tool (Nijmegen: NARIS).