Gemeentelijke Gezondheidsdienst Gelderland-Zuid

Kaderbrief
Voorafgaand aan een conceptbegroting wordt aan de raden een Kaderbrief ter zienswijze voorgelegd. Het Dagelijks Bestuur zendt de kaderbrief met algemene en financiële kaders jaarlijks voor 15 oktober van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de ontwerpbegroting voor het volgende jaar wordt vastgesteld (GR GGD art. 30a).

Conceptbegroting en jaarrekening
Het Dagelijks Bestuur zendt jaarlijks voor 1 april een ontwerpbegroting, vergezeld van een toelichting, voor het volgende kalenderjaar aan de deelnemende gemeenten. De gemeente kan binnen twee maanden na toezending haar zienswijze over de begroting kenbaar maken aan het Algemeen Bestuur van de GGD. De begroting wordt opgesteld op basis van de BRN-richtlijn die wordt opgesteld door de Adviesfunctie gemeenschappelijke regeling en geeft een overzicht van de taken en producten die zullen worden uitgevoerd en de financiële vertaling daarvan. In de begroting wordt aangegeven welke bijdrage elke afzonderlijke gemeente verschuldigd is waarbij voor de wettelijke taken een verdeelsleutel wordt gehanteerd die uitgaat van het aantal inwoners.  
Het Algemeen Bestuur stelt de begroting vast vóór 15 september van het jaar voorafgaand aan dat, waarvoor de begroting bedoeld is. Het Dagelijks Bestuur zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, in ieder geval vóór 15 september, aan Gedeputeerde Staten (GR art. 31).

Beleidsplan GGD
Het Algemeen Bestuur stelt één keer per 4 jaar een beleidsplan (Meerjarenstrategie) vast voor de GGD-GZ waarin het beleid dat het bestuur van de GGD voornemens is uit te voeren, in grote lijnen wordt beschreven. In 2024 heeft het Algemeen Bestuur het geactualiseerde meerjarenplan 2024-2027 Inspirerend Kader en Meerjarenstrategie vastgesteld. Het beleidsplan beslaat een periode van vier jaar. Jaarlijks kan het Algemeen Bestuur besluiten over bijstelling van het beleidsplan. De deelnemende gemeenten hebben hun zienswijze over het beleidsplan kenbaar gemaakt aan het Algemeen Bestuur van de GGD.

Regionaal Ambtelijk Overleg GGD
Voor een aantal taken zijn inhoud specifieke Regionale Ambtelijke Overleggen (RAO) dan wel regionale werkgroepen ingesteld waar de uitvoering van taken en de ontwikkelingen daarin met de GGD besproken worden. Dit geldt voor Toezicht Wmo, Toezicht Kinderopvang, Veilig Thuis en Jeugdgezondheidszorg. Voor de andere beleidsterreinen wordt op lokaal niveau gedurende het jaar de voortgang en ontwikkelingen met de GGD ambtelijk besproken.  
De agenda van de Algemeen Bestuur vergaderingen wordt 4 x per jaar binnen het Regionaal Ambtelijk Overleg met het management van de GGD besproken. Tevens wordt een aparte vergadering belegd om de ontwerpbegroting en/of begrotingswijziging en jaarrekening regionaal te bespreken met de GGD.

Als onderdeel van de P&C-cyclus wordt 3 maal per jaar tussentijds gerapporteerd aan het Dagelijks bestuur over de voortgang van de begroting middels een MARAP. Het Algemeen Bestuur ontvangt 1 maal per jaar de halfjaarlijkse MARAP (periode januari - juli)
Het Dagelijks Bestuur biedt voor 1 april de jaarrekening van het afgelopen jaar aan het Algemeen Bestuur met gelijktijdige toezending aan de gemeenteraden van de gemeenten. De gemeenten kunnen binnen twee maanden na toezending hun zienswijze over de jaarrekening kenbaar maken aan het Algemeen Bestuur van de GGD. De jaarrekening geeft een overzicht van de uitgevoerde taken / producten, prestaties en financiële situatie. Het Algemeen Bestuur stelt de jaarrekening vast vóór 15 juli, volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft.  Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli, van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan Gedeputeerde Staten.

De agenda van het Dagelijks Bestuur GGD Gelderland Zuid wordt voorafgaand aan de vergadering toegezonden aan de leden van het Algemeen Bestuur GGD Gelderland Zuid. Na afloop van de Dagelijks Bestuur vergadering wordt een besluitenlijst toegezonden aan de leden van het Algemeen Bestuur. De besluitenlijst van het Dagelijks Bestuur wordt toegezonden aan de leden van het algemeen bestuur en gepubliceerd op de website van de GGD Gelderland-Zuid.

De ontwerp notulen van de Algemene Bestuursvergaderingen worden binnen 3 weken na een vergadering aan de leden toegezonden en ook aan de leden van de gemeenteraden

De halfjaarlijkse Marap en de concept jaarrekening worden in het algemene Regionaal Ambtelijk Overleg GGD ambtelijk besproken voordat deze geagendeerd wordt bij het Algemeen Bestuur.

Participatie
Inspraak verloopt via de gemeenteraden en colleges van de deelnemende gemeenten, die deze inbreng mee kunnen nemen in een zienswijze of mee kunnen geven aan hun vertegenwoordiger in het algemeen bestuur. Inwoners van Nijmegen en belanghebbenden kunnen via de bestaande mogelijkheden inbreng hebben op de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid.
Het algemeen bestuur kan besluiten om – incidenteel ten behoeve van een concreet vraagstuk – ingezetenen en belanghebbenden inbreng te laten hebben op de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid.

Het Algemeen Bestuur heeft in een aparte notitie “Risicomanagement, voorzieningen en weerstandsvermogen GGD GZ” (2015) de richtlijnen vastgelegd ten aanzien van de genoemde thema’s. Hierin is vastgelegd op welk wijze geïnventariseerde risico’s worden gecategoriseerd, hoe de rollen en taken in het kader van risicomanagement zijn verdeeld en hoe de risico’s gekwantificeerd moeten worden. Voor de normstelling voor een algemene reserve bij de GGD is bepaald hoe de maximale hoogte van de reserve bij de GGD berekend wordt. Het minimum van de reserve is nihil.

De Financiële Verordening zijn de uitgangspunten voor het financiële beleid, voor het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de Gemeenschappelijke Regeling GGD Gelderland-Zuid vastgelegd. De Financiële Verordening is geactualiseerd per 2020.

Het complete overzicht van de risico-inventarisatie en de voorgestelde beheersmaatregelen worden één keer per vier jaar besproken met het Algemeen Bestuur. In de tussenliggende periode wordt een samenvatting van de risico-inventarisatie opgenomen in de begroting en de jaarrekening. Bij het uitbrengen van de financiële rapportages worden nieuwe of verdwenen risico’s als mutatie vermeld. Indien er aanleiding toe is wordt de frequentie van rapporteren over de (stand van de) risico’s aangepast. Bij de bepaling van de gemeentelijke risico’s wordt rekening gehouden met het aandeel in de risico’s van de GGD zover deze de algemene reserve overstijgen.

Resultaten op basis van jaarrekening worden gedoteerd of onttrokken aan de Algemene Reserve. Als de algemene reserve lager wordt dan nihil én niet binnen de scope van de meerjarencyclus op niveau gebracht kan worden binnen de eigen begroting, storten de gemeenten bij tot nihil. Als de reserve boven het maximum uitkomt, wordt het meerdere aan gemeenten uitgekeerd.