Bedrijfsvoeringsorganisatie Doelgroepenvervoer Regio Arnhem-Nijmegen

Het bestuur voorziet de ramingen in de ontwerpbegroting van een behoorlijke toelichting en zendt deze ontwerpbegroting aan de raden van de gemeenten toe voor 15 april voorafgaand aan het begrotingsjaar waarop zij betrekking heeft. Vervolgens kunnen de gemeenteraden hun zienswijze omtrent het ontwerp van de begroting binnen acht weken na de verzending ervan aan het Bestuur kenbaar maken. Daarna zendt het bestuur het ontwerp van de begroting onder bijvoeging van de zienswijzen van de gemeenteraden, zijn commentaar daarop en zo nodig een nota van wijziging uiterlijk drie weken voor de voorgenomen datum van vaststelling aan de gemeenteraden.

Van de inkomsten en uitgaven van de DRAN wordt door het bestuur over het dienstjaar verantwoording gedaan, onder overlegging van de rekening en het verslag van het onderzoek naar de deugdelijkheid van de rekening. Het Bestuur onderzoekt de rekening zonder uitstel en stelt deze vast voor 1 juli van het jaar volgende op dat waarop zij betrekking heeft. Vervolgens zendt het bestuur de rekening aan Gedeputeerde Staten. In de rekening wordt de door elk van de gemeenten over het desbetreffende jaar werkelijk verschuldigde bijdrage opgenomen.

In de begroting van inkomsten en uitgaven wordt de raming van de verschuldigde bijdrage
van elke gemeente voor het jaar waarvoor de begroting dient opgenomen. Het bestuur stelt de jaarlijkse verdeling van de kosten zoals worden opgenomen in de begroting, vast op basis van de volgende uitgangspunten:

• De structurele kosten van de DRAN worden verdeeld over de deelnemers waarbij gewerkt gaat worden met een drempelbedrag. Het drempelbedrag wordt vastgesteld door het Bestuur. Het bedrag wat resteert, wordt verdeeld op basis van inwonersaantallen per 1 januari van het jaar voorafgaand aan het begrotingsjaar over de gemeenten die dat betreft (dat wil zeggen die in de kostenverdeling alleen op basis van inwoners boven het drempelbedrag uitkomen).

De gemeenten betalen bij wijze van voorschot, jaarlijks vóór 15 januari, 15 april, 15 juli en 15 oktober telkens één vierde gedeelte van de voor dat jaar geraamde bijdrage. Bij het niet tijdig voldoen van de voorschotten kan aan die gemeente rente in rekening worden gebracht. Het bestuur stelt hiertoe nadere regels vast.

Wat betreft informatie en verantwoordingsplicht verstrekt het bestuur een deelnemer halfjaarlijks een rapportage over de verrichte werkzaamheden en de verlangde inlichtingen, dit kan zowel mondeling als schriftelijk gedaan worden. Een verzoek om inlichtingen kan schriftelijk worden ingediend bij het bestuur en dit verzoek wordt binnen acht weken na het gevraagde verzoek uitgevoerd. Het bestuur voorziet de deelnemer van alle informatie die noodzakelijk is voor het gevoerde en te voeren beleid. Daarnaast stelt het bestuur de rekenkamer of rekenkamercommissie van de deelnemende gemeenten afzonderlijk en in gezamenlijkheid in staat om alle informatie te verkrijgen die voor de uitoefening van deze taken nodig is.

Het bestuur geeft voor 1 maart van elk lopend boekjaar inzicht in te verwachten ontwikkelingen alsmede de algemene financiële kaders voor het opvolgende jaar, om de gemeenten in staat te stellen daar in hun begrotingscyclus op te anticiperen.
Van de inkomsten en uitgaven van de DRAN wordt door het bestuur over het dienstjaar verantwoording gedaan onder overlegging van de rekening en het verslag van het onderzoek naar de deugdelijkheid van de rekening.
Het bestuur zendt de stukken aan de raden van de gemeenten toe voor 15 april van het jaar dat volgt op het begrotingsjaar waarop zij betrekking hebben. Het bestuur onderzoekt de rekening zonder uitstel en stelt deze vast voor 1 juli van het jaar volgende op dat waarop zij betrekking heeft. Vervolgens zendt het bestuur de rekening aan Gedeputeerde Staten. In de rekening wordt de door elk der gemeenten over het desbetreffende jaar werkelijk verschuldigde bijdrage opgenomen.

De DRAN rapporteert na elke kwartaal de kwartaalcijfers. Er wordt ook een halfjaarrapportage opgesteld.

In de ‘Financiële verordening ‘Bedrijfsvoeringsorganisatie Doelgroepenvervoer regio Arnhem Nijmegen’ is over het weerstandsvermogen opgenomen dat het bestuur in de paragraaf ‘weerstandsvermogen’ van de begroting en van de jaarstukken aangeeft wat de risico's van materieel belang zijn en een inschatting van de kans dat deze risico's zich voordoen.

In de ‘ontwerp meerjarenbegroting BVO DRAN 2018-2021’ wordt over het weerstandsvermogen het volgende aangegeven:
Het weerstandsvermogen geeft aan in welke mate de vervoersorganisatie in staat is tegenvallers op te vangen. Bij het opstellen van de begroting en de jaarrekening dienen de voorzienbare en kwantificeerbare risico’s zo goed mogelijk in beeld te worden gebracht.
In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing dient ten minste te worden opgenomen:

• inventarisatie van de weerstandscapaciteit
• inventarisatie van de risico’s
• inventarisatie van het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s.

De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en mogelijkheden om niet begrote kosten, die onverwachts en substantieel zijn, op te kunnen vangen. Tot de aanwezige weerstandscapaciteit van de vervoersorganisatiekunnen slechts twee posten worden gerekend:

1. ‘reserves’ en ‘post onvoorzien’.
2. In de begroting van de vervoersorganisatie is geen post reserve opgenomen.

Ten behoeve van het vervoer en de regie is de 'open einde' systematiek van toepassing waarbij bij een tekort de deelnemende gemeenten bij moeten betalen en bij een overschot geld terug krijgen. Het risico hiervoor ligt dus bij de deelnemende gemeenten.  Deze systematiek betekent dat de kosten oplopen wanneer een gemeente meer inbrengt of dat er in een periode meer ritten hebben plaatsgevonden dan begroot. Dit brengt een financieel risico met zich mee. Zodoende moet er periodiek inzicht zijn in het volume van het aantal ritten en moeten de gevolgen van verwachtte toenames van ritten tijdig worden gecommuniceerd met de klant (gemeente).

De gemeenten streven daarbij naar het versterken van eigen kracht van de reiziger en een toename van het gebruik van algemene voorzieningen in combinatie met een afname van het doelgroepenvervoer. Daarnaast stuurt de regiecentrale op efficiency waaronder het afstemmen van verschillende vervoersvormen en het slim koppelen van verschillende vervoersstromen. Hierdoor bestaat tijdens de exploitatieperiode de mogelijkheid dat schommelingen in het vervoervolume en/of veranderingen in de wijze van planning leiden tot structurele veranderingen in het aantal inzeturen.
De regiecentrale monitort maandelijks de langere termijn ontwikkelingen in het vervoervolume. Indien zich hierin veranderingen voordoen die leiden tot structurele vermindering of vermeerdering van het aantal inzeturen treedt zij tijdig in overleg met de gecontracteerde vervoerders (12 weken van te voren aangeven zodat de vervoerder kan afschalen).

Op dit moment is het nog niet mogelijk aan het risico een concreet bedrag te koppelen. In de begroting is voor 2020 uitgegaan van dezelfde provinciale subsidie voor Wmo-vervoer en bijdrage beheerkosten als voor 2019. De samenwerkingsovereenkomst loopt formeel t/m 2019. Vanaf 2020 vormt dit een financieel risico.
Het risico van de open einde systematiek is voor 2018 binnen de gemeente Nijmegen niet opgenomen in NARIS, het risicomanagementsysteem van de gemeente Nijmegen. Wij verwachten eventuele meerkosten op te kunnen vangen binnen onze begroting van vervoersvoorzieningen.