Ter voorbereiding op een  aandeelhoudersvergadering vindt afstemming plaats tussen de portefeuillehouder, afdeling concern, de business controller en de beleidsadviseur.  
De betrokken beleidsadviseur voert voorafgaande aan een aandeelhoudersvergadering overleg met de  regiogemeenten.
De portefeuillehouder wordt via het reguliere PO-overleg geïnformeerd en voorbereid.