In deze paragraaf geven we een toelichting op:

Taken en bevoegdheden

Aandeelhouders
In de aandeelhoudersovereenkomst is overeengekomen welke besluiten van de AVA in meerderheid van stemmen kunnen worden genomen en welke in unanimiteit. De navolgende besluiten kunnen slechts worden genomen in unanimiteit:

  • de strategie en het doel van het bedrijf met het goedkeuren van businessplannen;
  • het aangaan van dadingen, compromissen en akkoorden, dit voor zover deze een bedrag van meer dan € 100.000 betreffen;
  • het doen van investeringen en het aangaan van rechtshandelingen waarvan het voorwerp of het belang een bedrag van € 500.000 te boven gaat (m.u.v. normale bedrijfsvoering);
  • het aangaan, wijzigingen of beëindigen van overeenkomsten van strategische aard en/of joint ventures, voor zover deze een bedrag van meer dan € 1.000.000 betreffen.

Raad van Commissarissen (RvC)
De leden van de Raad van Commissarissen (RvC) worden /zijn benoemd door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders. Zij houden toezicht op het beleid van de directie en op de algemene gang van zaken in de vennootschap. Zo wordt bijvoorbeeld de jaarrekening ondertekend door iedere directeur en iedere commissaris. De RvC heeft desgewenst het recht inzage te nemen van alle boeken en wordt ten minste een keer per jaar door de directie schriftelijk op de hoogte gesteld van de hoofdlijnen van het strategisch beleid, de algemene en financiële risico's en het beheers- en controlsysteem. In de praktijk valt dit samen met de jaarrekening, de accountantsverklaring en het jaarlijks bijgestelde business plan (begroting).
Alleen de door de Gemeente benoemde commissaris ontvangt een passende honorering voor zijn werkzaamheden

Directie
Behoudens de beperkingen volgens de statuten is de directie belast met het besturen van de vennootschap. De besluiten waarvoor de Directie goedkeuring behoeft van de Raad van Commissarissen of de Algemene Vergadering van Aandeelhouders zijn in de statuten van de aandeelhoudersovereenkomst omschreven.

Frequentie van beoordeling van het functioneren van betrokken personen

De bevoegdheid tot bijeenroeping van de Algemene Vergadering van Aandeelhouders komt toe aan de Directie, de Raad van Commissarissen en aan iedere aandeelhouder. De oproeping dient niet later te geschieden dan op de vijftiende dag voor de dag waarop de vergadering wordt gehouden met bijvoegen van de agenda en eventueel overige stukken.

In de aanloop tot de ingebruikname van het warmtenet op 1 januari 2015 lag de frequentie van de AvA op drie of vier keer per jaar, daarna is het bijgesteld naar één of maximaal twee keer per jaar. In de aanloop naar de AvA vindt afstemming plaats tussen de commissaris, ambtelijke vertegenwoordiging en verantwoordelijk bestuurder.

Reglementen

Besluiten binnen de Raad van Commissarissen zullen genomen worden met gewone meerderheid van stemmen, tenzij in deze Aandeelhoudersovereenkomst uitdrukkelijk anders is bepaald. De Raad van Commissarissen zal tenminste éénmaal per kwartaal bijeenkomen of zo frequent als de Raad van Commissarissen zal bepalen.

Instrumenten van Raad en/of college om invloed via bestuurlijke vertegenwoordiging of anderszins te doen gelden

In de statuten en aandeelhoudersovereenkomst is overeengekomen welke besluiten van de AVA in meerderheid van stemmen kunnen worden genomen en welke in unanimiteit.
Besluitvorming in de AVA wordt altijd voorafgegaan van een formeel collegebesluit over het gemeentelijk standpunt over de onderwerpen die op de agenda staan van de AVA.
De Raad wordt periodiek geïnformeerd over de Verbonden Partijen.