Er zijn maandelijks voorbereidende ambtelijke overleggen (met vertegenwoordiging vanuit alle 19 gemeenten) ter voorbereiding op de bestuurlijke overleggen. Naar aanleiding daarvan worden zowel  portefeuillehouder Mobiliteit als portefeuillehouder Zorg & Welzijn geïnformeerd en wordt portefeuillehouder Mobiliteit (als eerste vertegenwoordiger in het bestuur) voorbereid op het eerstvolgende bestuurlijk overleg. Deze informatieverstrekking en voorbereiding  gebeurt in principe zoveel mogelijk via een portefeuilleoverleg en eventueel via mail of extra ingeplande overleggen.